こんにちは。

急に夏から秋に季節が進み、味わい深い風景に変わりましたね。

これほど急に気温の変化が起こると「寒暖差疲労」になりやすいそうですので

皆様お気をつけくださいませ。

 

さて、今日のテーマは

「伝えているつもり」と「伝わっていない」

についてお話ししたいと思います。

 

ある製造業の企業で次回の女性研修のテーマを打ち合わせしていた時、

人事担当者の女性からこんな相談を受けました。

 

「男性管理職の困りごとなのですが、女性社員が増えてきたのは喜ばしいことですが、

女性社員の報告連絡が長く、的を得ないので、

何を言いいたいのか、伝わらない」と。

 

彼女からみても女性社員から相談や報告を受ける時、話が長く、話があっちこっち飛ぶ、

結局伝えたいことが曖昧なので言いたいことがわからない。

集中して話しを聞いてあげ、

「〇〇ということかな？」

と要約し確認をしなければならない状況があるとのこと。

 

ビジネスの現場では、結論から簡潔に話すことが求められています。

 

簡潔に伝えるって女性だけの問題ではなく、男女共に苦手な方も多いようです。

 

一生懸命説明や報告をしても、

「で、何が言いたいの？」

「もう少しわかりやすく話しをして」

「まずは、報告することをまとめてから話してもらえるかな？」

と言われてしまって凹んでしまったという経験をされた方も少なくないのではないでしょうか？

 

女性脳は

状況や自分の感情、感じていることから話す傾向があると

言われています。

見たもの、経験したものをそのまま伝えてしまうのです。

 

その企業様では女性社員を対象にした研修を毎月行っており、今回は

「簡潔に伝える方法」をテーマにすることになりました。

 

 

『簡潔に伝えるためのフレームワーク』を使用し、

最近起こった仕事のミスについて上司へ簡潔に報告するトレーニングを行いました。

 

その研修では２０名ほどが参加されていたのですが、

そのうち１８名が『結論のフレームに事象を記入』しており、

事象を結論だと思い込んでいるということが発覚しました。

 

例えば、

「発注ミスを起こした」

「材料が届いていない」

「製品の制作過程で間違ってしまった」　　など。

 

彼女たちは、報告をする際、１番最初に上記のように話しをしていたとのこと。

これは、事実の説明で結論ではありません。

加えて、その後にはその原因や理由を表現していましたので、長々とした説明になってしまうのです。

いわゆる時系列で話しをしようとするスタイルになっています。

 

そうすると、最後まで話しを聞かないと結論が出てきません。

 

さらに驚いたことには、

 

「結論は上司に決めてもらうので事実だけを話します。」

 

という「報告の結論」と「そのミスに対する対処の最終結論」を勘違いしている方もいらっしゃいました。

 

結論から報告するというスタイルにするには、

 

「発注ミスを起こした」

ではなく、

「発注ミスを起こし荷物が届くのが●日遅れますので現場作業に伝えます」

 

と報告すれば、上司としてはでは「〇〇（対策）をしよう」と判断できます。

報告した結果、最終的にそのミスのリカバリーをどのようにするか？については上司と相談の上行うのは

もちろんです。

 

女性社員の想いとしては、

・順を追って丁寧に説明しているつもり

・結論は上司が考えるべき

・自分から「〇〇しますと言うべきではない」との思い込み

・慌てている時は感情が優先して冷静に話せない

ということが原因の一つであると思われます。

 

「結論から話しているつもりでしたが、実は事象から話しをしていますよ」

と説明し、

「結論とはその事象の結果、こうなった。」

ということであることを学んでいただきました。

 

「はーなるほど〜。今まで結論から話しているつもりなのに、

なぜか男性上司からは、「で？」って聞き直しをされていたんですよね」

と言う感想をいただきました。

 

女性社員としては、きちんと誠実に説明をしているつもりなので悪気はないのです。

ただ、「仕事の場での伝え方」はスタイルが違うので「簡潔に伝える方法」を学んでいただきました。

 

結論を瞬時に見つけることは慣れていないと難しいものです。

まずは、報告する前に「結論」を紙に書いてみることをお勧めします。

 

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