はじめに

採用活動の最終段階である「採用通知（オファーレター）」は、候補者にとっても企業にとっても非常に重要なターニングポイントです。内定が出た瞬間の候補者の気持ちは、期待や喜びでいっぱい！ 逆に「通知の内容が味気ない…」「連絡の仕方がそっけない…」となると、せっかくのポジティブな感情がしぼんでしまうかもしれません。
そこで注目したいのが、「採用通知のアート」を意識した伝え方！ いわゆるデザインや文章表現などの創意工夫によって、採用通知を企業の魅力発信のツールに変えるアイデアです。たかが採用通知、されど採用通知。応募者の心に“ワクワク”を残すことで、内定承諾率のアップや、企業ブランディングの向上にもつながります。今回は、「ポジティブな印象を残す採用通知」を作るためのポイントや具体例を、たっぷりご紹介していきます！

1. 印象に残る採用通知とは？

採用通知はただの連絡手段じゃない！

採用通知といえば、「内定を出すことを伝える」ための書類やメール、電話などの連絡手段をイメージしがち。しかし実際には、それ以上の意味を持つ大切なコミュニケーションのタイミングです。なぜなら、候補者に「自分はここで働く価値がある」「この企業は自分を歓迎してくれている」という安心感や期待感を与えられる最初のステップだから！
たとえば、形式ばったテキストだけのメールよりも、温かみのある言葉や簡単なメッセージカードなどを添えるだけで、受け取る側の印象はまったく違ったものになりますよね。ここを「企業のファンになってもらうチャンス！」と捉えて、採用通知の伝え方を工夫してみましょう。

ビジュアル×ストーリーの力

採用通知に“アート”の要素を取り入れるポイントは、ビジュアル表現やストーリー性を意識すること。たとえば企業ロゴやキャラクターを活用して可愛いバナーを添えたり、通知書のフォーマットを少しカスタマイズしてみたりするだけでも「ここで働くイメージが湧いてきた！」というポジティブな感情を芽生えさせることができます。
さらに、候補者がこれから企業で過ごす日々を想像できるような“ストーリー”を添えるのも効果的。ほんの一言でも「あなたの強みが活かせる未来が待っていますよ！」といったフレーズが添えられていると、「この企業での自分の物語」を想像しやすくなるんです。

2. ポジティブな採用通知を作るためのヒント

個別メッセージを添える

最も簡単かつ強力な方法が、「候補者一人ひとりに合わせたメッセージを添える」ことです。どんなに忙しくても、せめて数行でいいので、その人の経歴や面接での話題に触れるコメントを入れてみてください。「面接で伺った〇〇のスキルに感動しました！」なんて言われたら、思わずにっこりしちゃいますよね。

[具体例]
シーンA：マーケティング職の内定を得たCさん。採用通知メールには「CさんのSNS分析の視点がとても勉強になりました。ぜひ当社の新プロジェクトでも、そのアイデアを活かしていただきたいです！」とのコメントが。
結果：Cさんは「自分の話をきちんと覚えてくれていたんだ…！」と感激し、内定承諾に前向きになった。

クリエイティブな演出を加える

採用通知を送る際に、ちょっとしたクリエイティブ要素を加えると印象がガラッと変わります！ たとえば、企業カラーをモチーフにしたグラフィック入りのPDFで送る、イラストを使った“採用通知カード”を郵送する、あるいは特製のSNS風バナーを作って「あなたを採用しました！」と一言メッセージを載せてみる…などなど。
最近では、オリジナルグッズ（ステッカーやミニノートなど）を一緒に送る企業も珍しくありません。こうした一手間が「この企業はユニークで楽しそう！」という印象につながり、候補者の心をグッと掴むのです！

メールのタイミングとフォローアップ

忘れてはいけないのが「タイミング」です。内定が決まった候補者は、他社の選考も進めている可能性が高いもの。できるだけスピーディーに採用通知を送ることで、企業としての誠実さや迅速さをアピールできます。
さらに、採用通知を出した後のフォローアップも大切！ 「何か不安なことや気になることはありませんか？」とメールや電話で声をかけると、候補者も気兼ねなく質問しやすくなりますし、「入社後のイメージが掴めてきた！」と安心感を得やすくなります。

3. 採用通知を活用した成功事例

早期辞退を防ぎ、内定承諾率UP

とあるITベンチャー企業では、採用通知をちょっとした“サプライズ”にする戦略を取りました。最終面接後、内定が出そうな候補者には、特製の「採用通知フォトフレーム」と企業ロゴ入りのメッセージカードを直接手渡し。そこにはチームメンバーのサインや手書きコメントが書かれており、「一緒に働けるのを楽しみにしています！」などの温かい言葉が添えられていたそうです。
候補者は思わず笑顔に！ 「自分が求められている」という実感を強く抱き、他社からのオファーがあっても「この会社にしようかな」と思うきっかけになったとのこと。結果的に内定承諾率が大幅に上がったそうですよ。

SNSでの好評が口コミに！

また、あるスタートアップ企業では、採用通知にユニークなイラストやキャッチコピーを載せて送付したところ、候補者が嬉しさのあまりSNSに投稿。それが瞬く間に拡散され、企業の認知度もアップしました。「こんな面白い採用通知初めて！」「この企業の採用プロセス、楽しそう！」といったコメントが集まり、その後の応募数も増えたそうです。たかが採用通知と思いきや、その“ひと工夫”が企業ブランディングにもつながる好例ですね。

まとめ

採用通知は、内定の事実を伝えるだけの機械的な連絡手段ではありません。候補者との関係性をさらに強くする大切なタッチポイントであり、企業のカルチャーや魅力をアピールする“舞台”でもあるのです！ ちょっとしたデザインや文章表現、タイミングへの配慮によって、候補者に大きな安心感や期待感を与えることができます。
「採用通知のアート」という発想を取り入れてみると、内定辞退率の低下や内定承諾率の向上だけでなく、SNSなどを通じた企業ブランディングにもプラスの効果が！ ぜひ、採用通知という“最後の仕上げ”を華やかに、そして心温まる形で演出し、候補者の心にポジティブな印象を残してみてくださいね。きっと今まで以上に「この会社で働きたい！」と思ってもらえるはずです。
さあ、あなたの企業でも次の採用通知から、ちょっとしたアート要素を取り入れてみてはいかがでしょうか？ ほんの少しの工夫が、大きな成果をもたらしてくれるかもしれませんよ！