みなさんこんにちは。テンポイントです。

6月に入って梅雨入りしたかのような湿気の多い日々が続いていますが、

紫色の紫陽花を見ることができるので、意外と好きな季節でもあります。

さて、今週のテーマは業務フローを使った業務改善です。

弊社では組織全体で取り組む業務改善のお問い合わせを頂いています。

日本全体での労働人口の減少や、不景気が続き人材育成に力を入れることができない期間が長く続いており、想定していた能力アップが期待ハズレになっている現状があるようです。

その結果、仕事ができる優秀な一部社員に仕事が偏り、その人でないとわからない「属人化」が進んでいます。

それが長く続いていくとその優秀の人材が離職してしまうとか、メンタル不全に陥ってしまって組織運営が混乱を招いてしまうということが起こっていきます。

そういったお悩みを伺い、業務改善を行いながら人材を育成していくコンサルティングを行います。　

最初に取り組んでいくことは、属人化している業務を引き剥がすことから実施してきます。

優秀な人材がいつまでもいてくれるとは限りませんし、すぐに採用できるとは限りません。

ですので、今いる人材でその業務をいかに回していくか？を考えると

「業務を見える化し、仕組み化」に変えていき、担当者以外でもその業務を理解し実施できるようにしていくことが必須になります。

仕組み化を作っていく中で必要なのが、業務フロー図を描いてみることです。

現状のやり方を洗い出しして、削減項目を考える手法もありますが、時間がかかりますし、そもそも属人化し一人でやっている業務ですから、削減したところでまた増えていくに決まっています。（これまでもなんどもその繰り返しをしてきたはずです）

根本的に一人でその業務を担うという考え方をやめて、複数担当制にするという前提で業務のやり方を抜本的に変えていく。

ときには、理想的な業務フローを設計し、それに担当者を割り振っていくことの方が成功します。

業務の仕組み化ステップ

　業務フローを設計することによって、マニュアルのように使うことができますし、業務を知らない人が見てもここの部分だねということがそれを見るだけで理解・処理できるようになります。

1. 業務フロー図を書く

            最も原始的なやり方から考えてみる

    2.論点を潰し込みルールを決める

          不明確な点を洗い出す

   3.担当者が運用できるようにする

          担当者が最も効率的にできるような形にする

    4.単純作業部分をシステムに変えていく

仕組み化をする前に既存の業務を元にした「業務フローのたたき台」を作ることから始めます。業務フローと言われると、書き方（記号）を覚えることが大変だとか、業務フローを書くことが目的になってしまい、完成したことで満足してしまうといかいうことがよく起こりますが、私もいわゆる記号を使った業務フロー図は面倒だと考えていますし、それを書くことが目的ではないので、シンプルな単純化した誰でもかける業務フローを使うといいです。

次に、その業務フローの素案に対して、「各種論点を潰し込みルールを明確化する」作業を行います。

ここでいう論点とは、

その業務を実施するための判断材料を決めているか？とか

どういった手法を使ってその業務を実施しているか？を考え、それらが一番効率化できているか？を考えるポイントのことで、不明確なところをルール化していきます。

結構大変な作業ですが、ここをしっかりやっておくとマニュアルとして使用できますので頑張ってもらう点です。

あとは、その論点を課題管理表で作成して、課題を解決していきます。

その後、誰がどの業務を担当するか？決めて、納期管理しながらをプロジェクト管理していきます。

仕組みが出来上がってしまえば、複数担当制にも以降しやすくなりますし、システム化（IT化やDX）に進むときにスムーズになってきます。

人材を育成するには、時間とお金、社員と会社のどちらもかなりの労力が要りますし、その従業員のモチベーションの高低差によって成果に差が出てきます。

業務効率化を進めながら、一般的な仕事ができる社員であっても、仕事を遅延なく遂行していくための仕組みを作りませんか？

標準的な仕事の仕方を示した業務フローを作成し、仕組み化していくことによって、能力の差による生産性の差に影響していかない仕事のやり方が構築できればいいと思いませんか？

株式会社テンポイントは、「人材不足と戦う」をテーマとし、

採用から定着までを一気通貫でサポート。

人材のマッチングから定着（離職率低下）施策を行い、業績向上を支援します。